10 أمثلة على الرد الآلي للرسائل الاحترافية خارج المكتب


نتمنى جميعًا أن نكون في مكاتبنا على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع للاستفادة من جميع الفرص التي تقدمها لنا الحياة ولكن للأسف هذا غير ممكن.


لا يمكن للناس التواجد في المكاتب طوال الوقت ؛ قد يكونون في الخارج في إجازة أو في إجازة مرضية أو قد يكونون في الخارج للقيام ببعض الأعمال الشخصية.


10 أمثلة على الرد الآلي للرسائل الاحترافية خارج المكتب



وبينما هذا أمر مفهوم ؛ قد يثبت عدم الرد على شركاء العمل والعملاء في الوقت المحدد أنه ضار بعملك.


هذا هو السبب في أنه من الضروري لكل رجل أعمال أن يقوم بإعداد الرد الآلي للرسائل خارج المكتب.


ما هو الرد الآلي لرسالة خارج المكتب؟


الرد الآلي للرسائل خارج المكتب عبارة عن رسائل بريد إلكتروني تلقائية تُستخدم للإجابة على عملائك عندما لا تكون في مكتبك أو عندما تكون في إجازة وليس لديك أي خطط للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني.


إذا كنت تغادر المكتب في أي وقت ؛ يجب عليك بالتأكيد إرسال رسالة بريد إلكتروني للرد الآلي خارج المكتب للسماح لزملائك وعملائك وأصدقائك وعائلتك بمعرفة أنك في إجازة أو أنك مريض وستعود قريبًا.


تخبر رسائل خارج المكتب عملائك أو زملائك عن سبب عدم تواجدك أو إلى متى ستغادر ومتى سترد على رسائل البريد الإلكتروني. قد تضطر إلى إعداد رسالة الرد الآلي خارج المكتب لأسباب مختلفة بما في ذلك ،


اجازة

مؤتمر أو اجتماع مهني

إجازة الأمومة أو المرض

إجازة يوم شخصي

موعد


تعتبر ميزة الرد الآلي للرسائل خارج المكتب ضرورية للغاية للأعمال لأنها توفر للعملاء معلومات مهمة مثل مكانك ومن الذي يمكنك الوصول إليه في غيابك.


علاوة على ذلك ، من المهم أيضًا لحملة التسويق عبر البريد الإلكتروني المشاركة حيث تكون اللمسة الشخصية والاستجابة الجاهزة من أهم العوامل.


ما يجب عليك تضمينه في الرسائل

بينما يمكنك أن تكون مبدعًا في رسائل الرد الآلي الخاصة بك ؛ يجب أن يكونوا محترفين وإلا سيعتقد عميلك أنك تثير بعض النكات وقد تخسر صفقة.


ومن ثم فمن الأفضل عدم تضمين أي نكات أو سخرية لأنه لن يكون موضع تقدير من قبل عملائك أو المحترفين الذين تعمل معهم. بعض الأمثلة على البريد الإلكتروني غير المهني للرد التلقائي على الرسائل خارج المكتب هي


"أنا خارج المكتب وربما أشرب من فضلك اتصل لاحقًا".

"من فضلك أنا أفقد عقلي أنا بحاجة إلى إجازة أمومة".

"مرحبًا ، أنا في إجازة ويرجى عدم الاتصال بي".

إذا سبق لك تعيين رسائل الرد الآلي هذه ، فربما تحتاج إلى تدريب على آداب البريد الإلكتروني.


ما يجب عليك تضمينه في البريد الإلكتروني للرد الآلي لرسالة خارج المكتب

يجب أن تحاول تضمين هذه التفاصيل في رسالة الرد الآلي الخاصة بك:


إلى متى ستكون غير متاح.

رقم اتصال للاتصال به أو يمكنك إحالة شخص آخر يمكن الاتصال به في غيابك.

اليوم الذي ستعود فيه.

يمكنك أيضًا تحديد السبب ولكن هذا اختياري.

يمكنك تقديم مزيد من التفاصيل أو المعلومات التي تعتقد أن شخصًا ما يحتاجها أثناء غيابك. تذكر أن تتأكد من أن رسالة الرد التلقائي مختصرة ولكنها تتكون من المعلومات المطلوبة ، مثل من يجب الاتصال به وأرقام الهواتف.


أقل ما يمكنك فعله هو السماح لعملائك وزملائك بمعرفة من تتصل به في غيابك أو سبب عدم قدرتك على الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.


تسمح لك العديد من برامج البريد الإلكتروني بتعيين رسالتين خارج المكتب في وقت واحد لأغراض مختلفة. يستخدم معظم المحترفين قوالب الرد الآلي العامة للرسائل خارج المكتب.


10 أمثلة على رسائل الرد الآلي الاحترافية خارج المكتب


لا يستطيع الكثير من الناس كتابة رسائل خارج المكتب بشكل صحيح ومختصرة ولكنها تحتوي أيضًا على المعلومات الضرورية. ومن ثم أقدم أدناه 10 قوالب رسائل احترافية خارج المكتب يمكنك استخدامها.


مثال 1:

مرحبا،


شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى. سأكون خارج المكتب من [MM / DD] إلى [MM / DD] ولن أتمكن من الوصول إلى البريد الإلكتروني. في حالات الطوارئ ، يرجى الاتصال بـ [الاسم] [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف].


أطيب التحيات،


[اسمك]


المثال 2:

مرحبا،


أنا خارج المكتب حتى [MM / DD] إلى [MM / DD] مع وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. لأي شيء عاجل ، يرجى الاتصال بـ [الاسم] [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف].


شكرا!


[اسمك]


المثال 3:

مرحبا،


شكرًا لك على رسالتك ، أنا حاليًا خارج المكتب وسأعود حتى [MM / DD]. إذا كنت بحاجة إلى أي مساعدة فورية ، يرجى الاتصال بـ [الاسم] [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف].


أطيب التحيات،


[اسمك]


المثال 4:

مرحبا،


أنا في إجازة عائلية مع وصول محدود إلى البريد الإلكتروني وسأعود حتى [MM / DD]. للأغراض العاجلة ، يرجى الاتصال بـ [الاسم] [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف].


بإخلاص،


 [اسمك]


المثال 5:

مرحبا،


أنا في إجازة عمل ولن أتمكن من الوصول إلى البريد الإلكتروني. سأعود حتى [MM / DD]. في حالات الطوارئ ، يرجى الاتصال بـ [الاسم] [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف].


أطيب التحيات،


[اسمك]


المثال 6:

مهلا،


شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى. سأكون قادرًا على الرد على [MM / DD]. يرجى الاتصال بـ [الاسم] [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف].


يعتبر،


[اسمك]


المثال 7:

مرحبا،


سأكون بعيدًا عن مكتبي من [MM / DD] إلى [MM / DD] مع وصول محدود للإنترنت. للحصول على أي مساعدة فورية ، يمكنك الاتصال بي على [الهاتف].


تحياتي محترمة ،


 [اسمك]


المثال 8:

مرحبا،


أنا حاليًا خارج المكتب من [MM / DD] إلى [MM / DD] مع وصول محدود إلى رسائل البريد الإلكتروني. في حالات الطوارئ ، يرجى الاتصال بي على هاتفي الخلوي [الهاتف]. سأجيب على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في أقرب وقت ممكن عند عودتي.


مع تحياتي ،

 [اسمك]

المثال 9:

مرحبا،


شكرا لك على بريدك الإلكترونى. أنا حاليًا خارج المكتب من [MM / DD] إلى [MM / DD] وسأرد على رسائلك الإلكترونية في أقرب وقت ممكن. لأي استعجال ، يرجى الاتصال بي على هاتفي الخلوي [الهاتف].


باحترام،

 [اسمك]

المثال 10:

مرحبا،


سأعود إلى [MM / DD]. يرجى الاتصال بـ [الاسم] [البريد الإلكتروني] أو [الهاتف] في حالة الطوارئ. سأقوم بالرد بمجرد عودتي.


باحترام،

 [اسمك]


الأدوات الأكثر شيوعًا لإرسال رسائل الرد الآلي خارج المكتب:

رابع أكثر الأدوات شيوعًا لإرسال رسائل الرد التلقائي خارج المكتب هي:


مايكروسوفت أوتلوك.

بريد جوجل.

ايميل ياهو.

اوتلوك 


يستخدم معظم المحترفين خدمات رسائل البريد المذكورة أعلاه لتسجيل وإرسال رسائل الرد الآلي خارج المكتب.


نصائح إضافية حول رسالة خارج المكتب

عادة لا تحتاج دائمًا إلى استخدام التنسيقات المذكورة أعلاه. يمكنك دائمًا إضافة المزيد من التفاصيل مثل إخبارهم بالتحقق من حساب الوسائط الاجتماعية الخاص بك للحصول على معلومات حتى عودتك. يمكنك أيضًا إضافة بعض المعلومات الشخصية إلى القوالب المذكورة أعلاه.


تغليف

الآن أنت تعرف لماذا يحتاج كل رجل أعمال إلى رسائل الرد الآلي خارج المكتب وأنت أيضًا على دراية بما لا يجب تضمينه في رسائل البريد الإلكتروني هذه وما لا يجب تضمينه.


يمكنك المضي قدمًا واستخدام القوالب المكتوبة أعلاه أو يمكنك كتابة رسائل الرد الآلي الخاصة بك خارج المكتب.


قد ترغب في القراءة: هل يجب عليك الاتصال بصاحب العمل بعد المقابلة؟ (وعندما؟)

أحدث أقدم